Оформлення нотаріальних актів – Теорія нотаріального процесу
Процедура вчинення нотаріальної дії завершується оформленням нотаріусом нотаріального акта, надання йому певної, передбаченої законом форми та змісту.
При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва, накладають заборони тощо за формами, встановленими Правилами ведення нотаріального діловодства. Таким чином, досить часто діяльність нотаріуса щодо оформлення нотаріального акту зводиться до викладу тексту нотаріального акта відповідно до певних цих Правил форм.
Так, немає своєї затвердженої форми такі завершальні нотаріальні акти, наприклад, акт про протест векселі, акт про морський протест, виконавчий напис нотаріуса. При складанні та оформленні цих актів нотаріус виходить із суті нотаріальної дії, загальних правил оформлення нотаріальних актів.
передбачених законодавством та сформульованих нотаріальною практикою.
Не мають своєї затвердженої форми також постанови нотаріуса. Законодавство про нотаріат містить лише вимоги щодо змісту окремих постанов нотаріуса (п. З гл. 13 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).
Багатогранність юридичної практики може викликати необхідність нотаріальної діяльності у правовідносинах, які не врегульовані чинним законодавством. У разі нотаріус може застосувати положення законодавства щодо змісту нотаріальних актів за аналогією закону.
Так, у разі відсутності необхідних ідентифікуючих написів або свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільшевідповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших ідентифікуючих написів та свідоцтв (п. 6.19 Правил ведення нотаріального діловодства).
загалом, при оформленні нотаріальних актів ці акти викладаються як з лицьової, так і з зворотного боку спеціальних бланків. У разі, якщо нотаріальний акт викладається на двох і більше окремих аркушах, ці аркуші повинні бути з'єднані способом, який унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, із проставленням печатки нотаріуса та зазначенням кількості скріплених аркушів.
Особливості оформлення мають також і окремі види нотаріальних актів.
Так, для застосування написів, що засвідчують, можуть застосовуватися штампи з текстом відповідного напису. Посвідчувальний напис проставляється на нотаріально оформлюваних документах. Якщо посвідчувальний напис не міститься на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа, якщо нотаріальна дія здійснювалася на спеціальному бланку нотаріального документа. Якщо посвідчувальний напис викладається на зворотному боці документа, що оформляється, то на лицьовій стороні останньої сторінки документа вказується частина посвідчувального напису, починаючи з найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься решта найменування (наприклад: "місто Кі" і далі на обороті документа - "їл").
Виконавчі написи нотаріуса відбуваються на оригіналі документа, що встановлює заборгованість (нотаріально засвідчені угоди, опротестований вексель та ін.). Уу разі, коли виконавчий напис не міститься на документі, що встановлює заборгованість, він може бути продовжений або викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Якщо за борговим документом необхідно зробити стягнення частинами, то виконавчий напис за кожним стягненням може бути зроблено на копії документа або на виписці з особового рахунку боржника; в цих випадках на оригіналі документа, що встановлює заборгованість, робиться відмітка про вчинення виконавчого напису та вказується, за який термін та яка сума стягнута, дата та номер за реєстром нотаріальних дій.
Шляхом напису про це на оригіналах відповідних документів оформляється і заборона щодо відчуження майна.
Тим часом, як і в інших видах правових актів, у нотаріальних актах можна побачити реквізити вступної, мотивувальної та резолютивної його частин.
У вступній частині нотаріального акта зазначаються або можуть вказуватися його найменування, місце та дата винесення акта, прізвище та ініціали нотаріуса, який його виніс, найменування державної нотаріальної контори або назва нотаріального округу.
Майже всі зазначені реквізити вступної частини повинен містити кожний нотаріальний акт.
Так, будь-який нотаріальний акт повинен містити місце та дату винесення акта, прізвище та ініціали нотаріуса, який його виніс, найменування державної нотаріальної контори або назва нотаріального округу, в якому діє нотаріус. Дата винесення нотаріального акта, зазвичай, вказується у ньому цифрами, а словами. При вказівці на місце винесення акта нотаріус вказує місто, село, селище, район, область (Автономна Республіка Крим), у якому винесено цей акт, а також найменування держави – Україна.
Найменування нотаріального акта перестав бути обов'язковим його реквізитом. Найменування акта, зокрема, не містить найпоширенішого в нотаріальній практиці нотаріального акту - посвідчувального напису. Проте, свідчення, акти нотаріуса, зазвичай, містять своє найменування, що викладається на початку документа посередині бланка нотаріального документа.
У мотивувальній частині нотаріального акта можуть зазначатися встановлені нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії факти, а також вказівку про норму закону, згідно з якою виноситься акт.
Так, найпростіша форма свідоцтва про право на спадщину згідно із законом (свідоцтво про право на спадщину за законом на нерухоме майно, переходить до єдиного спадкоємця (форма № 1)), містить, зокрема, такі, встановлені у процедурі вчинення нотаріусом нотаріальної дії, факти: прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця" рік його народження та дата смерті; прізвище, ім'я, по батькові спадкоємця, дата його народження, ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків, місце його реєстрації або проживання; споріднені або інші відносини між спадкодавцем та спадкоємцем, перелік спадкового майна, на яке видається свідоцтво, із зазначенням його місцезнаходження та характеристики, реквізити правовстановлюючого документа спадкодавця.Це ж свідоцтво містить також посилання на статтю Цивільного кодексу України щодо відповідної черги спадкоємців, що закликається до наслідування.
Безперечно, що нотаріальний акт не може містити переліку всіх фактів, встановлення яких є обов'язковим при вчиненні нотаріальної дії. Ці факти, що визначаються матеріальним та процесуальнимзаконодавством, мають лише підтверджуватись матеріалами нотаріальної справи. У нотаріальному акті вказуються лише основні, найбільш суттєві з цих фактів, і ті, які мають значення при зверненні нотаріально засвідченого документа або самого нотаріального акта. Саме тому багато затверджених форм нотаріальних актів містять вказівку про те, що особу, яка звернулася до нотаріуса за вчиненням нотаріальної дії, встановлено, та її дієздатність перевірено. Цим реквізитом форми нотаріального акта законодавець вимагає від нотаріусів особливої уваги до встановлення цих обов'язкових під час вчинення будь-якої нотаріальної дії фактів.
У резолютивній частині нотаріального акта можуть зазначатися факти чи права, що засвідчується нотаріусом, номер у реєстрі, за яким зареєстровано нотаріальну дію, розмір державного мита або плати, що стягується за вчинення нотаріальної дії, необхідність вчинення інших дій для виникнення в особи певних прав. Резолютивна частина містить також підпис та друк нотаріуса.
Як і з реквізитами вступної частини нотаріального акта, більшість реквізитів резолютивної частини є обов'язковими для будь-якого нотаріального акта, що виноситься за результатом вчинення нотаріальної дії.
Так, наприклад, обов'язковим реквізитом є вказівка на право чи факт, які засвідчуються нотаріусом. Такий реквізит є найістотнішою частиною нотаріального акта, оскільки посвідчення цих права чи факту власне і виноситься нотаріальний акт.
Кожній нотаріальній дії надається окремий порядковий номер, під яким вона реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Такий номер обов'язково вказується у нотаріальному акті.
Важливими та обов'язковими реквізитами нотаріальних актів є підпис та печатка нотаріуса. Оформлення будь-якого нотаріального акта включає обов'язкове його підписання нотаріусом, який здійснює нотаріальну дію, та скріплення підпису на акті печаткою.
Якщо за наслідком вчинення нотаріальної дії для виникнення в особи певних прав чи обов'язків необхідно вчинити додаткові дії, про це також зазначається у нотаріальному акті.
Так, багато нотаріальних актів, що виносяться нотаріусами, містять вказівку про те, що договір або право, що виникає з нотаріального акта, підлягають державній реєстрації у відповідних органах. Такі реквізити містять різноманітних свідоцтва, посвідчувальні написи.
На відміну від інших правових актів, які, як правило, містять послідовно викладені свої частини (наприклад, рішення суду складається з послідовно викладених вступної, описової, мотивувальної та резолютивної частин), частини нотаріальних актів не мають такої чітко визначеної послідовності. Реквізити акта, які стосуються кожної із цих частин, залежно від особливостей цього акта можуть викладатися будь-де нотаріального акта.
Оформлення нотаріального акта потребує особливої уваги з боку нотаріуса. Текст нотаріального акта має бути викладено з дотриманням вимог чинного законодавства, зрозуміло, чітко, грамотно, не повинен мати підчисток.
Нотаріальний акт, як правило, складається не менше ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах нотаріуса, а інший видається особі, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.