Тема 8. Інвентаризація

Мета та завдання теми

Мета - вивчення процедури інвентаризації майна та зобов'язань як елемента методу бухгалтерського обліку.

Завдання :

вивчити поняття, види та терміни проведення інвентаризації;
розглянути порядок складання інвентаризаційно-змінної відомості;
розкрити порядок відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку.

Зміст

Достовірність даних бухгалтерського обліку та звітності організації забезпечується інвентаризацією майна та фінансових зобов'язань, у ході якої перевіряється та документально підтверджується їх наявність, стан та оцінка.Інвентаризація - це спосіб перевірки фактичної наявності майна та фінансових зобов'язань шляхом зіставлення їх з даними бухгалтерського обліку на певну дату. Насправді розрізняють кілька видів інвентаризації.

Часткова інвентаризація проводиться раз на рік кожному за об'єкта; це надійний спосіб перевірки, що не вимагає високого рівня внутрішньої організації і, як правило, не заважає процесу виробництва.

Періодична інвентаризація здійснюється у конкретні терміни залежно від виду та характеру майна.

Повна інвентаризація – це перевірка всіх видів майна організації. Вона проводиться наприкінці року перед складанням річного звіту, а також за повної документальної ревізії, на вимогу фінансових та слідчих органів.

Вибіркова інвентаризація має місце на окремих ділянках виробництва або під час перевірки роботи матеріально відповідальних осіб, наприклад, перевірка готівкових коштів у касі, зняття залишків різних матеріалів тощо.

Кількістьінвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, перелік майна та зобов'язань, що перевіряються при кожній з них, встановлюється організацією, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

Інвентаризації підлягає все майно та види фінансових зобов'язань. Інвентаризація проводиться поетапно та у наступні терміни:

Інвентаризація грошових коштів у касі, на розрахункових та валютних рахунках, кредитів, позик і т. д. проводиться один раз на місяць (зазвичай, на 1 число кожного місяця). При підрахунку фактичної наявності грошових знаків та інших цінностей у касі приймаються до обліку готівка, цінні папери та грошові документи.

Інвентаризація грошових коштів, що перебувають у банках на розрахунковому (поточному), валютному та спеціальних рахунках, провадиться шляхом звіряння залишків сум, що числяться на відповідних рахунках, за даними бухгалтерії організації з даними виписок банку.

Інвентаризація розрахунків з банками та іншими кредитними установами з позик з бюджетом, з покупцями, постачальниками, підзвітними особами, працівниками, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами, сум заборгованостей із недостач і розкрадань полягає у перевірці обґрунтованості сум, що числяться на бухгалтерських рахунках.

8.2. Етапи та відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку

Відповідно до чинних нормативних документів наказом керівника організації для проведення інвентаризації призначається інвентаризаційна комісія (включаючи гласного бухгалтера). Проведення інвентаризації передує певна підготовча робота; матеріально відповідальні особи упорядковують наявні цінності, здають у бухгалтерію всі документи про надходження чи видачуцінностей; працівники обліку закінчують опрацювання документів щодо руху майна та фінансових зобов'язань, роблять записи в облікових регістрах, визначають залишки цінностей за рахунками матеріально відповідальних осіб.

Бухгалтерія надсилає дебіторам виписки з їх особових рахунків з вимогою погашення заборгованості чи письмового підтвердження суми боргу. Від кредиторів має бути потрібна виписка про залишки заборгованості для того, щоб перевірити правильність взаємних розрахунків.

Роботу з проведення інвентаризації доцільно поділити на три етапи.

Перший етап – попередня робота голови інвентаризаційної комісії: вивчаються об'єкти, що підлягають інвентаризації; організується пломбування місць зберігання матеріальних цінностей; перевіряється правильність ваговимірювальних приладів.

Другий етап – члени інвентаризаційної комісії розбиваються на групи та закріплюються за об'єктами, що підлягають інвентаризації. Вони мають бути ознайомлені з інструкцією «Про порядок проведення інвентаризації», а також отримати необхідні бланки щодо інвентаризації.

Матеріально відповідальні особи здають у бухгалтерію до початку інвентаризації останній звіт про рух матеріальних цінностей з додатком всіх документів, дають підписку про те, що всі документи на матеріальні цінності, що надійшли і вибули, здані в бухгалтерію і що неоприбуткованих або списаних у витрату цінностей немає. Як правило, інвентаризацію проводять у присутності матеріально відповідальної особи (без неї – у разі смерті, хвороби тощо).

Інвентаризацію проводять у порядку розташування матеріальних цінностей за місцем зберігання та за кожною матеріально відповідальною особою окремо.

Результати перевірки матеріальних цінностей записують уінвентаризаційні описи, де докладно вказують повне найменування цінностей, порядкові номери за прейскурантом, сорт, кількість, ціну та загальну суму. Інвентаризаційні описи заповнюються чорнилом або хімічним олівцем чітко і ясно, не допускаються незаповнені рядки (наприкінці опису їх прокреслюють), а також підчистки. Виправлення можна вносити лише коректурним способом. Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії, і навіть матеріально відповідальною особою. Перед підписом матеріально відповідальна особа має дати письмову довідку такого змісту: «Усі цінності, наведені в цьому інвентаризаційному описі, комісією перевірені в натурі в моїй присутності та внесені до опису, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, наведені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні».

Матеріально відповідальна особа має право за необхідності оскаржувати результати інвентаризації. З цією метою пишеться заява з додатком відповідних документів на ім'я голови інвентаризаційної комісії не пізніше наступного дня після завершення інвентаризації.

Після інвентаризації можуть здійснюватися контрольні перевірки правильності її проведення. Результати цих перевірок оформлюються актом та реєструються у книзі контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації.

Третій етап - виявлення результатів інвентаризації та відображення їх в обліку. У бухгалтерії дані інвентаризаційних описів звіряють із залишками, показаними в обліку, та становлять відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією. Вона підписується керівником організації, головним бухгалтером та головою інвентаризаційної комісії.

Після закінчення перевіркиінвентаризаційна комісія складає протокол, зазначаючи у ньому свої рішення та пропозиції, який затверджується керівником організації. Потім визначається порядок регулювання виявлених різниць між даними інвентаризації та обліку.

Основні кошти, матеріальні цінності, кошти та інше майно, що опинилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на фінансові результати організації з подальшим встановленням причин виникнення надлишку та винних осіб. При цьому робляться проводки:

Д-т 01 «Основні засоби», 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 50 «Каса» та ін.

К-т 91 «Інші доходи та витрати».

Нестачу майна та його псування в межах норми природних втрат відносять на витрати на виробництво або витрати на продаж. Такий порядок застосовується лише за виявленні фактичних недостач. У цьому випадку робляться записи:

1) Д-т 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»

К-т 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 41 «Товари» та ін.

2) Д-т 20 "Основне виробництво", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 "Розрахунки на продаж"

К-т 94 «Нестачі та втрати від псування та цінностей».

Нестача матеріальних цінностей, коштів та іншого майна, а також їх псування понад природні втрати відносяться на винних осіб. При цьому робляться проводки:

1) Д-т 91 «Нестачі та втрати від псування та цінностей»

К-т 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 41 «Товари» та ін.

2) Д-т 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій»

К-т 94 «Нестачі та втрати від псування та цінностей».

При нестачі та псуванні об'єктів основних засобів попередньо робляться записи:

Д-т 02 «Амортизація основних засобів»

К-т 01 «Основні кошти» - у сумі накопиченоїамортизації;

Д-т 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»

К-т 01 «Основні кошти» - залишкову вартість основних засобів.

При виявленні винних осіб відсутні або зіпсовані об'єкти основних засобів оцінюються за ринковими цінами та оформляється проведенням:

Д-т 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій» за субрахунком «Розрахунки з відшкодування матеріальних збитків»

К-т 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей».

У тих випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні неповносправних осіб відмовлено судом, збитки від нестачі майна та його псування списуються на фінансові результати організації. При цьому проводиться проводка:

1) Д-т 91 «Інші доходи та витрати»

К-т 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей».

2) Д-т 99 «Прибутки та збитки»

К-т 91 «Інші доходи та витрати».

Результати інвентаризації мають бути відображені в обліку протягом десяти днів після проведення.

Таким чином, інвентаризація – найважливіший інструмент визначення відповідності фактичної наявності майна та зобов'язань даним бухгалтерського обліку; вона виконує функцію контролю безпеки основних засобів, товарно-матеріальних і грошових коштів, виявляє внутрішньогосподарські резерви з метою подальшого їх використання та дає інформаційний матеріал, необхідний для прийняття управлінських рішень.

Результати перевірки матеріальних цінностей записують до інвентаризаційних описів, де докладно вказуютьповне найменування цінностей, порядкові номери за прейскурантом, сорт, кількість, ціну та загальну суму.

Після закінчення перевірки інвентаризаційна комісія складає протокол, зазначаючи у ньому свої рішення та пропозиції, який затверджується керівником організації. Потім визначається порядок регулювання виявлених різниць між даними інвентаризації та обліку.

Інвентаризація – найважливіший інструмент визначення відповідності фактичної наявності майна та зобов'язань даним бухгалтерського обліку; вона виконує функцію контролю безпеки основних засобів, товарно-матеріальних і грошових коштів, виявляє внутрішньогосподарські резерви з метою подальшого їх використання та дає інформаційний матеріал, необхідний для прийняття управлінських рішень.