Роектне обстеження об’єкта автоматизації (теорія)

Предпроектне обстеження об'єкта автоматизації

Ключові слова:обстеження підприємства, інтерв'ювання та анкетування, реєстр вхідної інформації, реєстр внутрішньої інформації, реєстр вихідної інформації, звіт про експрес-обстеження підприємства, референтна модель, повна бізнес-модель організації, функціональна модель предметної галузі.

Завдання та етапи передпроектного обстеження об'єкта автоматизації

Обстеження підприємства є важливим та визначальним етапом проектування ІВ. Тривалість обстеження зазвичай становить 1-2 тижні. Протягом цього часу системний аналітик повинен обстежити трохи більше 2-3 видів діяльності (облік кадрів, бухгалтерія, перевезення, маркетинг та інших.).

Збір інформації для побудови повної бізнес-моделі організації часто зводиться до вивчення документованих інформаційних потоків і функцій підрозділів, а також проводиться шляхом інтерв'ювання та анкетування.

До початку робіт із обстеження організація зазвичай надає комплект документів, до складу якого зазвичай входять:

Зведена інформація про діяльність підприємства.

Інформація про управлінську, фінансово-економічну, виробничу діяльність підприємства.

Відомості про облікову політику та звітність.

Регулярний документообіг підприємства.

Реєстр вхідної інформації.

Реєстр внутрішньої інформації

Реєстр вихідної інформації.

Відомості про інформаційно-обчислювальну інфраструктуру підприємства.

Відомості про відповідальних осіб.

РЕЄСТР ВХІДНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Характеристики обробки документів

Найменування та призначення документа

РЕЄСТР ВНУТРІШНЬОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Характеристики обробки документів

Найменування та призначення документа

РЕЄСТР ВИХІДНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Характеристики обробки документів

Найменування та призначення документа

Списки питань для інтерв'ювання та анкетуванняскладаються за кожним обстежуваним підрозділом і затверджуються керівником компанії. Це робиться з метою:

запобігання доступу до конфіденційної інформації;

посилення цільової спрямованості обстеження;

мінімізації відволікання співробітників від виконання посадових обов'язків.

Загальний перелік питань(з їх подальшою деталізацією) включає такі пункти:

основні завдання підрозділів;

інформація, що збирається та реєструється;

взаємодію Космосу з іншими підрозділами.

Анкети для керівників та фахівцівможуть містити такі питання:

Які (з позицій вашого підрозділу) мають бути цілі створення інтегрованої системи управління підприємством?

Організаційна структура підрозділу.

Послідовність дій у виконанні завдань.

З якими типами зовнішніх організацій (банк, замовник, постачальник тощо) взаємодіє підрозділ та якою інформацією обмінюється?

Яким довідковим матеріалом ви користуєтесь?

Скільки часу (у хвилинах) ви витрачаєте на виконання основних операцій? На які дати припадають «пікові навантаження»? (Періодичність на місяць, квартал, рік і т.д.) Технічне оснащення підрозділу (комп'ютери, мережа, модем тощо). Програмні продукти для автоматизації бізнес-процесів.

Які звіти і як часто ви готуєте длякерівництва? Ключові фахівці підрозділу, здатні відповісти на будь-які питання щодо бізнес-процесів, що застосовуються у підрозділі.

Характеристики віддалених об'єктів керування.

Документообіг робочому місці.

Зібрані таким чином дані, як правило, не охоплюють усіх істотних сторін організаційної діяльності і мають високий ступінь суб'єктивності. І найголовніше, що такого роду обстеження не виявляють стійких факторів, пов'язаних із специфічними особливостями організації, впливати на які можна виключно методами функціонального налаштування організаційної системи.

Аналіз опитувань керівників обстежуваних організацій та підприємств показує, що їхні уявлення про структуру організації, загальні та локальні цілі функціонування, завдання та функції підрозділів, а також підпорядкованості працівників іноді мають суперечливий характер. Крім того, ці подання часом розходяться з офіційно декларованими цілями та правилами або суперечать фактичній діяльності.

Якщо структуру інформаційних потоків можна виявити за зразками документів та конфігураціями комп'ютерних мереж та баз даних, то структура реальних мікропроцесів, що здійснюються персоналом в інформаційних контактах (значною мірою недокументованих) залишається невідомою.

Відповіді ці питання може дати структурно-функциональная діагностика, заснована на методах суцільний (або вибіркової) фотографії робочого дня персоналу. Мета діагностики - отримання достовірного знання про організацію та організаційні відносини її функціональних елементів.

У зв'язку з цим до найважливіших завдань функціональної діагностики організаційних структур належать:

класифікація елементів процесу функціонування(дій, процедур);

класифікація напрямків (розв'язуваних проблем), цілей функціонування;

класифікація елементів інформаційних потоків;

проведення обстеження діяльності персоналу організації;

виявлення реальної структури функціональних, інформаційних, ієрархічних, тимчасових, проблемних відносин між керівниками, співробітниками та підрозділами;

встановлення структури розподілу робочого часу керівників та персоналу щодо функцій, проблем та цілей організації;

виявлення основних технологій функціонування організації (інформаційних процесів, включаючи і недокументовані), їх цілепокладання у порівнянні з декларованими цілями організації;

виявлення однорідних за специфікою діяльності, цільової орієнтації та реальної підпорядкованості груп працівників, формування реальної моделі організаційної структури та порівняння її з декларованою;

визначення причин неузгодженості декларованої та реальної структури організаційних відносин.

Суцільною "фотографією" робочого часу називається безперервне спостереження та реєстрація характеристик працівників у процесі функціонування протягом усього робочого дня. При цьому параметри, що індикуються, послідовно вносяться в заздалегідь заготовлену робочу таблицю. Нижче наведено форму робочої таблиці системного аналітика:

Відразу після закінчення процедури обстеження таблиця поповнюється додатковими характеристиками: технологічна гілка, системна функція, предмет, аспект, емоційне тло та ін.

Частина показників, ті, що позначені зірочкою, заповнюються в процесі обстеження, решта – після. Зміст записів таке:

номер по порядку);

агент (посада обстежуваного працівника);

час, упротягом якого виконувалась процедура;

процедура (найменування змісту сукупності елементарних дій, об'єднаних спільністю вирішуваного приватного завдання);

інформація (напрямок руху інформації між агентом та контрагентом);

ініціатива (ініціатор початку виконання цієї процедури);

контрагент (посада працівника, який перебуває з обстежуваним у контакті);

відношення (що відображає субординацію агента та контрагента форма взаємодії в даній процедурі);

проблема (словесна характеристика розв'язуваної проблеми).

Результатом передпроектного обстеженнямає з'явитися «Звіт про експрес-обстеження підприємства», структура якого наведена нижче.

Короткий схематичний опис бізнес-процесів, наприклад:

управління закупівлями та запасами;

керування фінансовими ресурсами.

Основні вимоги та пріоритети автоматизації.

Оцінка необхідних забезпечення проекту ресурсів замовника.

Оцінка можливості автоматизації, пропозиції щодо створення автоматизованої системи з оцінкою приблизних термінів та вартості.

Документи, що входять до звіту про обстеження, можуть бути подані у вигляді текстового опису або таблиць, приблизну форму яких наведено нижче.

Основні бізнес-процеси підприємства

Б-П Найменування бізнес-процесу

Продажі: мережа, опт

Розміщення замовлення виробництва

Вхідні документи (документи-підстави)

Вихідний документ (документ, що складається)

Опис документів бізнес-процесу

Складаний документ (вихідний документ)

Хто складає (виконавець)

Документи-підстави (вхідні документи)

Проведення передпроектного обстеження дозволяє вирішитинаступні завдання:

попереднє виявлення вимог до майбутньої системи;

визначення структури організації;

визначення переліку цільових функцій організації;

аналіз розподілу функцій за підрозділами та співробітниками;

виявлення функціональних взаємодій між підрозділами, інформаційних потоків усередині підрозділів та між ними, зовнішніх інформаційних впливів;

аналіз існуючих засобів автоматизації організації

Інформація, отримана в результаті передпроектного обстеження, аналізується за допомогою методів структурного та/або об'єктного аналізу і використовується для побудови моделей діяльності організації. Модель організації передбачає побудову двох видів моделей:

моделі «як є», що відображає існуючий на момент обстеження стан справ в організації та дозволяє зрозуміти, яким чином функціонує ця організація, а також виявити вузькі місця та сформулювати пропозиції щодо покращення;

моделі «як має бути», що відображає уявлення про нові технології роботи організації. Кожна з моделей включає повну функціональну та інформаційну модель діяльності організації, а також модель, що описує динаміку поведінки організації (у разі потреби).

Як основний каркас, що поєднує і систематизує всі знання з бізнес-моделі, можна використовувати референтну модель.

Референтна модель- це модель ефективного бізнес-процесу, створена для підприємства конкретної галузі, впроваджена на практиці та призначена для використання при розробці/реорганізації бізнес-процесів на інших підприємствах.

По суті, референтні моделі являють собою еталонні схеми організації бізнесу, розроблені дляконкретних бізнес-процесів на основі реального досвіду впровадження у різних компаніях по всьому світу. Вони включають перевірені практично процедури і методи організації управління. Референтні моделі дозволяють підприємствам розпочати розробку власних моделей з урахуванням вже готового набору функцій і процесів.

Референтна модель бізнес-процесу є сукупністю логічно взаємопов'язаних функцій. Для кожної функції вказується виконавець, вхідні та вихідні документи чи інформаційні об'єкти. Елементи (функції та документи) референтної моделі бізнес-процесу містять посилання на відповідні об'єкти ІС, а також документи та іншу інформацію (інструкції користувача, відповідальних розробників), розташовану в репозиторії проекту. Звідси і назва - референтна модель (у перекладі з англійської - модель посилання).

Які завдання дозволяє вирішити передпроектне обстеження?

Які методи використовують на початковому етапі передпроектного обстеження?

Що таке експрес-обстеження підприємства?

Що таке референтна модель?

Які методи використовують для аналізу результатів передпроектного обстеження?

Які два види моделей передбачає побудову моделі діяльності організації?

---