Обов’язкові реквізити та зразок інвентаризаційного опису
Друкована версіяЕлектронний журнал
Завантажити форму інвентаризаційного опису № ІНВ-1 >>
Інвентаризація проводиться як в обов'язковому (п. 27 Положення з ведення бухгалтерського обліку та звітності, затв. наказом Мінфіну України від 29.07.98 № 34н), так і в добровільному порядку (п. 3 ст. 11 Федерального закону від 06.12.11 № 402 -ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон № 402-ФЗ, п. 2.1 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджений наказом Мінфіну України від 13.06.95 № 49, далі - Методичні вказівки). За її результатами складається інвентаризаційний опис у двох примірниках (п. 2.5 Методичних вказівок). Один екземпляр передають у бухгалтерію для складання порівнювальної відомості, а другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка відповідає за збереження цінностей.
Форма опису залежить від об'єкта перевірки. Так, при інвентаризації основних засобів компанія заповнює опис формою № ІНВ-1. У разі інвентаризації товарно-матеріальних цінностей – за формою № ІНВ-3. Практика показує, більшість помилок компанії роблять при заповненні інвентаризаційного опису за підсумками інвентаризації ТМЦ. Щоб уникнути податкових ризиків, важливо не забути вказати в документі реквізити, на які найчастіше при перевірці звертають увагу контролери (див. зразок нижче).
( 2 ) У документі доцільно вказати підставу проведення інвентаризації - наказ керівника, яким затверджується склад комісії Перед проведенням інвентаризації у компанії створюється комісія (п. 2.2 Методичних вказівок). Її склад керівник затверджує наказом, ухвалою чи розпорядженням (п. 2.3 Методичних вказівок). Привідсутність такого наказу податківці можуть зазначити, що інвентаризаційний опис є недійсним. Так, ФАС Уральського округу у постанові від 17.12.12 № А50-3894/2012 заборонив компанії стягувати з винних осіб збитки, заподіяні пожежею, оскільки вона не надала доказів створення інвентаризаційної комісії та наказу про проведення інвентаризації.
( 3 ) Інвентаризаційний опис підписується членами інвентаризаційної комісії. Це правило міститься у пункті 2.10 Методичних вказівок. Так, через відсутність підпису одного із членів комісії ФАС Північно-Західного округу у постанові від 11.05.11 № А13-8681/2008 вказав на порушення порядку проведення інвентаризації. Сьомий арбітражний апеляційний суд зазначив, що інвентаризаційний опис, не підписаний усіма членами комісії, не є належним доказом існування дебіторської заборгованості (ухвала від 29.10.12 № А67-3781/2012).
Важливий нюанс — до складу інвентаризаційної комісії не включається матеріально відповідальна особа, яка відповідає за збереження такого майна. У ході перевірки така особа виступає саме як перевіряється, а не як перевіряючі. З пункту 2.8 Методичних вказівок випливає, що фактичне перебування матеріально відповідальних осіб у місці проведення інвентаризації необхідне лише з метою спостереження за процесом та проставлення підпису в інвентаризаційному описі, що підтверджує відсутність претензій до членів комісії.
(3) В інвентаризаційному описі матеріально відповідальна особа ставить свій підпис. вказівок).Така розписка гарантує, що до початку інвентаризації відповідальна особа передала до бухгалтерії чи комісії всі видаткові та прибуткові документи на майно. За відсутності такої розписки суд може визнати результати інвентаризації недійсними (апеляційна ухвала Московського міського суду від 10.05.12 № 11-2696/12).
ФАС Поволзького округу в постанові від 19.02.09 № А06-3156/2007 встановив, що матеріально відповідальна особа не брала участі в інвентаризації, у зв'язку з чим документ, складений за результатами інвентаризації, не прийняв як належний доказ (залишено в чинності визначенням ВАС Україна) від 16.06.09 № ВАС-1641/08).
( 6 ) Від зазначених в описі термінів проведення інвентаризації залежить необхідність оформлення проміжних документів. основу такого документа можна взяти у форму № ІНВ-2, затверджену постановою Держкомстату України від 18.08.98 № 88), до яких заносяться дані про перераховані цінності за місцями їх знаходження. Надалі за даними цієї форми заповнюється інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей.
Важливо пам'ятати, що в такій ситуації члени комісії під час перерв у роботі (обідній та нічний час) мають забезпечити закритий доступ до приміщень, де зберігаються цінності, а також забезпечити недоступність інвентаризаційних описів для сторонніх осіб (п. 2.12 Методичних вказівок).
( 7 ) В інвентаризаційному описі важливо заповнити поля про фактичну наявність МПЗ. Адже результатом проведення інвентаризації є порівняння фактичних залишків майна та зобов'язань,виявлених під час перевірки, із залишками, зафіксованими на рахунках бухгалтерського обліку (п. 3.17 Методичних вказівок).
( 8 ) Від зазначеної у документі суми розбіжностей залежать податкові наслідки при відображенні в обліку надлишків чи недостачі ТМЦ. При виявленні недостачі ТМЦ організація проводить розслідування щодо виявлення винних осіб. Якщо такі особи не встановлені, то при документальному підтвердженні уповноваженим органом влади збитки враховуються у складі позареалізаційних витрат (підп. 5 п. 2 ст. 265 ПК РФ) на дату винесення слідчим ухвали про припинення кримінальної справи (лист Мінфіну України від 08.06.09) 03-03-05/103).
При цьому, якщо недостача була виявлена в одному податковому періоді, а відповідна постанова виписана в іншому, то, на думку фінансового відомства, проводити перерахунок податків за минулий період не потрібно (лист Мінфіну України від 20.06.11 № 03-03-06/1/ 365). Крім того, суди дотримуються думки, що нестача товару не є підставою для відновлення сум ПДВ, раніше прийнятого до вирахування від 21.10.09 № ВАС-13771/09). Якщо ж винних у нестачі особи буде виявлено, то суми отриманого від них відшкодування збільшать оподатковуваний прибуток підприємства (п. 3 ст. 250 НК РФ)1.
Вартість надлишків ТМЦ, виявлених під час інвентаризації, враховується у позареалізаційних доходах платника податків (п. 20 ст. 250 НК РФ). Оцінюються такі «знахідки» за ринковою вартістю (п. 5 ст. 274 НК РФ).