Як використовувати Excel та SharePoint для управління проектами - Трюки та прийоми в Microsoft Excel

трюки • прийоми • рішення

Як використовувати Excel та SharePoint для управління проектами

Загалом кажучи, лише незначна частка проектів може бути повністю виконана зусиллями однієї людини. Адже навіть такий простий проект, як будівництво собачої будки, на певних етапах його виконання може вимагати участі щонайменше двох людей. З цього випливає, що найважливішою умовою реалізації будь-якого проекту є люди.

Зрозуміло, ми так докладно поринули у кухню нашої роботи не просто так. Справа в тому, що подібний сценарій роботи — коли документ надсилається людині, замість того, щоб людина прямувала до документа, — типовий при виконанні будь-якого проекту. Подібний підхід породжує не ідеальну ситуацію з наступними наслідками:

марно витрачається час;
під питанням виявляється поточний стан документа;
з'являються додаткові помилки;
невідомо, кому конкретно належать внесені зміни;
утруднено обмеження введення інформації в документ та доступу до документа;
можливе одночасне існування кількох документів під однією і тією самою назвою, що заважає визначити, які зміни є «найсвіжішими» і достовірними.

Отже, потрібен якийсь метод централізації управління документами. Ця централізація дозволить створити певний «пункт співробітництва», в якому всі сторони зможуть отримати доступ до проектної документації та скористатися своїм правом переглядати, оновлювати чи модифікувати цю документацію, якщо таке право обумовлене їхніми посадовими функціями та обов'язками.

Технологія забезпечення спільної роботи у справі підготовки документів SharePoint виявиласяпершою ітерацією Microsoft у цьому напрямі. В даний час SharePoint має іншу назву: Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Користуючись тими чи іншими продуктами Office, можна зустріти меню, в яких ця технологія позначена як Office Server. Але ми позначатимемо її тільки як MOSS.

Ця назва є відображенням тісної інтеграції механізму SPS із Microsoft Office. Протягом кількох років у вас є можливість користуватися продуктами Office для безпосередньої взаємодії з порталом SPS (або встановленими службами Windows SharePoint Services (WSS)) за наявності, звичайно ж, дозволу на це (не забувайте про процедуру ідентифікації). Не існує жодних інших варіантів практичної реалізації порталу, які мали б у своєму розпорядженні програми автоматизації офісних робіт такого високого рівня. Це робить SPS найкращим на сьогодні варіантом програм співпраці, якщо вам доводиться вирішувати завдання зберігання документів, їх використання та забезпечення їх безпеки.

MOSS базується на технологіях SharePoint, але пропонує ефективніші способи спільного використання даних, ніж її попередник, і в даний час повністю інтегрована з усіма продуктами Microsoft Office.

Що таке портал

Швидше за все, вам уже доводилося чути слово портал, хоча ви, можливо, і не розуміли його справжнього сенсу. Взагалі кажучи, програмне забезпечення порталу дозволяє створити Web-сайт з розширеними логічними можливостями. Спочатку відзначимо, що існує певний вид механізму ідентифікації, пов'язаного з порталом, — реєстраційне ім'я та пароль. Порталу необхідно знати, хто ви такий і чи маєте право користуватись його можливостями. Не виключено, що вам доводилося мати справу з такимипорталами, звертаючись до MySpace, My Yahoo!, My AOL та інших реалізацій порталів в Інтернеті.

Крім того, портали підтримують функцію передплати на певні документи. Припустимо, що ви є постійним читачем наукового розділу на своєму улюбленому інтернет-порталі або бажаєте знати, коли у вашому магазині з'явиться миючий пилосос. У такому разі вам слід оформити передплату на цей розділ порталу та задати відповідні ключові слова. Все інше відбудеться як за помахом чарівної палички.

Базовими елементами порталів є ідентифікація, портлети, підписки та співробітництво. Існує ще один важливий елемент, який мають деякі портали: ланцюжки затвердження документів — те, що ми називаємо потоком роботи. Ідея таких ланцюжків полягає в наступному. Припустимо, є якийсь важливий документ, який має бути завізований кількома особами. Від вас потрібно створити цей документ і сформувати ланцюжок, яким він буде передаватися.

Резюмуємо три варіанти SPS, які можуть зустрітись у вашій роботі.

SPS 2003 – продукт типу «повний портал».
WSS — безкоштовні завантажені служби SharePoint, встановлені на сервері Windows Server 2003 адміністратором вашої локальної мережі.
MOSS — SPS 2007, перейменований на Microsoft Office SharePoint Server, який також встановлюють на сервері Windows Server 2003.

Як правило, адміністратори, які відповідають за створення порталу, реалізують вихідний Web-сайт (можливо, за допомогою дизайнерів графічних засобів та групи розробників Web-сайтів) та створюють вкладені сайти. Однак на цій фазі вони передають право адміністрування вкладеними Web-сайтами вам, дозволяючи керувати їх вмістом, а також створювати та наповнювати інші Web-сайти,вкладені у ці.

Слід пам'ятати і про те, що крім SPS фірма Microsoft включила до складу Windows Server механізм забезпечення співпраці, назвавши його Windows SharePoint Services (WSS). Існуюча нині друга версія WSS (втім, незабаром очікується поява нової версії) є досить економічним рішенням для тих, кому необхідно забезпечити співпрацю та обмін інформацією, не вдаючись до розгортання такого універсального продукту, як SPS, розрахованого на використання в масштабі цілого підприємства.

У наших матеріалах ми будемо використовувати ще два терміни, які потребують попереднього роз'яснення.

Витрати на продукт SharePoint

Говорячи про SharePoint, не можна не торкнутися теми вартості цього продукту. Подібно до інших портальних продуктів, ціна допуску в SPS досить висока (попри те, що SPS є одним із найменш дорогих продуктів, доступних у наш час). У разі SPS 2003 та MOSS ви платите за серверну ліцензію для кожного сервера, на якому функціонуватиме цей продукт. (В SPS може забезпечуватися баланс навантаження по всій сукупності серверів. Крім того, в SPS іноді передбачений окремий сервер, призначений виключно для цілей індексації вмісту документів. Зверніть увагу на те, що WSS подібна можливість індексації відсутня; те ж саме можна сказати про можливість передплати.)

Крім того, ви повинні заплатити за ліцензію доступу клієнта (Client Access License — CAL) для кожного користувача, який користуватиметься цим порталом. Щодо CAL використовується система довіри: SPS не перевіряє наявність ліцензії. Наш власний досвід свідчить про те, що CAL Microsoft SPS належать до найдорожчих ліцензій для кінцевого користувача. Цяціна за висить від типу ліцензійної угоди (Enterprise, Select та ін.), що укладається з Microsoft, проте вам слід заздалегідь приготуватися до того, що ціна CAL для кожного користувача такої системи може становити 50 дол. і більше.

У WSS відсутні витрати на придбання серверних ліцензій (якщо ви придбали ліцензію на використання Windows Server), що дає змогу заощадити кілька тисяч доларів. Однак CAL вам знадобиться у будь-якому випадку. WSS відповідає правилам ліцензування Windows Server. Якщо ви придбали ліцензію, яка потрібна для Windows Server, ви не повинні мати проблеми з ліцензією на WSS.

Хорошою новиною є те, що SPS це програмне забезпечення, розраховане на використання в масштабі всього підприємства. Іншими словами, не виключена ситуація, що таке програмне забезпечення вже використовується у вашій організації. А це означає, що ваш добрий знайомий, віце-президент з інформаційних технологій, швидше за все, вже заплатив за придбання серверних ліцензій (а можливо, і за CAL). Проте врахувати витрати необхідно у випадку, коли ви обмірковуєте можливість використання програм спільної роботи порталу для цілей, пов'язаних із керуванням вашим проектом.

Остання версія SharePoint Technologies інтегрована в Microsoft Office 2007 і включає два самостійні елементи: MOSS і Office. Базова ідея виглядає так.

Існує кілька продуктів Office, які можна тлумачити як продукт Office Server. Наприклад, слід враховувати, що серед продуктів Office Server існує продукт Office Groove Server. Щоразу, коли згадується Office Server, ми маємо на увазі саме MOSS, а не якісь інші продукти.

Ми переслідуємо дві головніцілі: ознайомити вас із принципами ефективного управління проектами та показати, як можна керувати всім проектом за допомогою Excel. Пам'ятайте, що вся наша робота в рамках Excel буде зберігатись у MOSS, де нею можуть скористатися інші учасники проекту. Крім того, слід враховувати, що такі самі пункти меню присутні і в WSS. Ми вирішили продемонструвати роботу MOSS як флагманського продукту Microsoft, призначеного для спільного використання з Office. Таким чином, наше надзавдання полягає в тому, щоб показати, як здійснювати ефективне управління проектами за допомогою найсучасніших інструментів співробітництва.