Як відобразити нестандартні операції у звіті про рух коштів
Кожен фінансовий директор при складанні звіту про рух грошових коштів (ОДДС) неминуче стикається з проблемою: що робити з операціями, які не можна віднести до жодного з трьох стандартних видів діяльності – фінансової, операційної чи інвестиційної. Наприклад, переведення грошей з готівки у безготівкову або повернення помилково перерахованих грошей. Якщо їх включити в один із традиційних розділів, це може суттєво спотворити реальну картину бізнесу. Ще складніше, якщо звіт формується щоденно. Адже таким операціям немає місця в класичному ОДДС, яке складається прямим методом.
Вирішити проблему можна, якщо включити у форму звіту новий, четвертий розділ – «Кошти в дорозі». Так обороти щодо фінансової, операційної чи інвестиційної діяльності спотворені не будуть. Водночас у компанії з'явиться можливість забезпечити суцільний облік усіх операцій, відображених у банківських та касових документах.
Суть змін
На додаток до нового розділу звіту знадобиться внести коригування і довідники надходжень (з'явиться додатковий блок «Надходження: кошти на дорозі») та витрат («Списання: кошти на дорозі»). Їхню аналітику кожна компанія може розробити для себе індивідуально, адже залежно від виду діяльності різні операції можуть мати систематичний характер. Наприклад, "Отримання/повернення оперативної позики" або "Видача коштів під звіт". Все залежить від того, як часто вони зустрічаються. У цьому сутність має превалювати над формальними ознаками і за відсутності стандарту тут є місце творчості.
За допомогою нового розділу можна складати звіт про рух коштів частіше ніж раз на день. Це буває важливо у компаніях, де організовано облік кожного банківськоготраншу. Наприклад, за день у холдингу одна й та сама сума може встигнути пройти кількома траншами через ланцюжок юридичних осіб. І все це можна відобразити у звіті за той же день, а потім проаналізувати грошовий потік у розділі «Кошти в дорозі». В ідеалі цей показник повинен дорівнювати 0. Його позитивне значення говорить про те, що зараховані кошти незабаром будуть списані за іншою статтею. А негативне – про те, що частину власних коштів має повернути найближчим часом. Але у будь-якому разі ненульове сальдо потребує уваги. І з кожною сумою, що зависла більш ніж на місяць, треба буде ретельно розібратися.
Описаний підхід дозволяє по-новому поглянути на звіт про рух коштів і замість рутинного процесу створити реальну допомогу фінансисту для оперативної роботи з управління грошовими потоками. До речі, корисно одразу передбачити можливість автоматичного формування звіту як з оборотами по розділу «Кошти в дорозі», так і без них (уточнення по них можна навести в довідковому додатку).
Типові нестандартні операції
Зупинимося на кількох найбільш поширених спірних операціях, які можна відобразити у звіті про рух коштів за допомогою розділу «Кошти в дорозі». Цей перелік не є закритим і в кожній компанії він може бути своїм.
Некоректний платіж. Припустимо, бухгалтер покупця опечатався - замість 3 млн рублів на ваш рахунок надійшло 30 млн рублів. Очевидно, що чужа помилка не повинна спотворити інформацію про надходження операційної діяльності у звіті. Як бути? В даному випадку всю суму (30 млн рублів) треба розбити на дві частини: 3 млн рублів - «Надходження від операційної діяльності» і 27 млн рублів -«Помилково перераховані кошти» (розділ «Кошти в дорозі»).
За збігом цього ж дня вже на ваш рахунок прийшли 7,5 млн рублів від контрагента, з яким немає жодних договірних зобов'язань. Ця сума також позначиться як «Нез'ясовані розрахунки» у розділі «Кошти в дорозі».
З готівкової форми в безготівкову і навпаки. Якщо компанія переводить готівку в безготівкові, очевидно, що ця операція не стосується ні приходу, ні витрати. Проте відобразити її в ОДДС необхідно. По-перше, цього вимагає принцип своєчасності та повноти обліку фінансових операцій. А по-друге, у компаніях з великим готівковим оборотом (наприклад, у рітейлі) такі внутрішні переміщення корисно аналізувати.
Внутрішньобанківські та міжбанківські перекази власних коштів. Якщо компанія перерозподіляє гроші між своїми банківськими рахунками (неважливо, в межах одного банку чи ні), коректно відобразити такі операції у звіті про рух коштів також допоможе розділ «Кошти в дорозі ». Припустимо, організація перевела зі свого рахунку 100 млн рублів на свій рахунок в іншому банку. Цю суму під час обробки банківської виписки слід зазначити у статті «Переказ коштів за рахунками» нового розділу.
Формально такий призупинений платіж не повинен відображатись у звіті про рух коштів, адже гроші фактично на рахунок не надійшли. Проте фінансовому директорові після завершення святкових канікул важливо пам'ятати про всі казуси минулого року. Тому таку інформацію краще навести в управлінській звітності, незважаючи на те, що банківської виписки ще не було. Отже, наприкінці року гроші пройдуть за новою статтею «Нез'ясовані розрахунки: відкладені надходження» у розділі «Кошти в дорозі». І хочагрошовий потік виявиться позитивним, 2012 року після зарахування «зупиненого» платежу на рахунок компанії звіт буде очищено від таких «бездокументарних» операцій.