ЯК ПРИЙМАТИ І ВИКОНАВАТИ ДОРУЧЕННЯ КЕРІВНИКА
Процес отримання та виконання ділового доручення можна подати у вигляді чотирьох етапів:
1) отримання завдання;
2) підготовка для його виконання;
3) виконання завдання;
4) завершення роботи та пред'явлення виконаної роботи керівнику.
На кожному з етапів можуть бути зроблені досить типові помилки, які можуть звести нанівець або істотно послабити кінцевий результат. Розглянемо ці помилки та способи їх нейтралізації.
Етап 1.Отримання завдання.
Головна можлива помилка підлеглого на цьому етапі — надія, що від доручення можна відмовитись, бажання переконати інших і себе в тому, що доручення не входить до кола його службових обов'язків. Наслідком цього є неуважність, отримання неповної інформації, недостатньої хорошого виконання доручення.
Друга помилка - непотрібна сором'язливість, в силу якої підлеглий не наважується перепитати керівника, якщо йому не зовсім зрозуміле завдання.
Третя помилка — поспішні гарантії та запевнення, що все буде гаразд.
Щоб уникнути цих помилок, треба дотримуватися таких правил:
2) не соромитися ставити запитання керівнику, якщо хоч щось залишилося у завданні неясним;
3) обов'язково уточнити термін завершення роботи та домовитися з керівником, у якій формі мають бути представлені остаточні результати роботи;
4) не давати передчасних гарантій дострокового виконання завдання.
Етап 2.Підготовка до виконання завдання. Незалежно від істоти доручення на цьому етапі підлеглому можуть перешкодити такі обставини та проблеми:
• відсутність інтересу до виконання доручення, упевненість у цьому, що його заважає працювати, відриває від основних задач;
• переконаністьу цьому, що доручення дуже складне; незнання, з чого почати;
• відсутність чіткої програми виконання;
• побоювання, що роботу все одно неможливо виконати вчасно, продемонструвавши її високу якість.
Уникнути цих проблем допоможуть такі правила:
1) спробувати побачити користь від виконуваної роботи, її практичну цінність, виходячи із завдань як керівника, а й своїх;
2) перш ніж вникати в окремі деталі доручення, треба уявити поставлену проблему в цілому:
• сформулюйте письмово кінцеву мету та окремі завдання виконуваної роботи;
• розділіть роботу на відносно прості та зрозумілі частини, складіть графік їх виконання, вказавши виконавців та терміни);
• вирішіть, за рахунок чого можна підвищити якість та скоротити терміни виконання завдання.
Етап3.Виконання завдання.
На цьому етапі важливо забезпечити терміни та якість роботи. У цьому можуть стати на заваді:
• звичка обнадіювати себе, що попереду ще багато часу;
• впевненість, що керівник за необхідності допоможе, адже відповідати за помилки доведеться йому;
• прагнення зняти з себе відповідальність за якість виконання та одночасно небажання шукати доцільне рішення;
• марне демонстрування керівнику своєї зайнятості дорученням;
• надмірна поспішність формулювання остаточних висновків.
Щоб ліквідувати ці перешкоди, треба дотримуватися наступних правил (деякі їх наводилися раніше):
1) розпочинати роботу відразу після отримання завдання;
2) за будь-яких обставин дотримуватися намічених термінів, оскільки їх зрив може призвести до несвоєчасності прийняття рішень начальством і навіть донепоправних наслідків;
3) виходити з того, що всю відповідальність за якість роботи на всіх подальших етапах несете ви, а не керівник;
4) не перекладати роботу на керівника — можна звернутися до нього за допомогою лише у тому випадку, якщо вона справді необхідна;
5) постаратися обійтися без проміжних доповідей керівнику, якщо він цього вимагає;
6) не поспішати робити остаточні висновки, вивчати можливі варіанти рішення, розглянути можливі результати роботи з різних позицій - доброзичливця і недоброзичливця, з точки зору наявності переваг і недоліків.
Етап 4.Завершення завдання та подання виконаної роботи начальству.
На цьому етапі рекомендується ще раз порадитися з колегами, чи підлеглими, чи керівником, і лише після цього доповідати про виконання роботи. При цьому необхідно вказати не тільки на переваги виконаної роботи, а й на її недоліки — це дозволить керівнику отримати об'єктивне уявлення про виконану роботу, правильно визначити можливості її кращого застосування. Недостовірне інформування керівника може призвести до помилкових рішень та негативних наслідків як для справи, так і особисто для виконавця. Отже, слід дотримуватись таких правил:
1) перед оформленням остаточних результатів про всяк випадок порадитися з іншими людьми;
2) доповідаючи керівнику про результати роботи, виявити об'єктивність, демонструючи як її сильні, а й слабкі сторони.
14.4. МЕТОДИ РОБОТИ З «Важким» КЕРІВНИКОМ
Для «важких» шефів характерно наявність кількох спільних характеристик:
• вони поводяться так, що більшість підлеглих вважають їх «важкими»;
• вони завжди звинувачують у всіхбідах не себе, а інших людей;
• спілкування з ними виснажує час та сили підлеглих;
• енергія, яку витрачають їх підлеглі при контакті з ними, зазвичай не відповідає значущості проблеми, що розглядається.
«Важкі» шефи приводять своїх підлеглих у замішання нелогічною формою поведінки. Це їхня унікальна відмінна риса, яку вони використовують, щоб контролювати інших.
Серед «важких» керівників можна назвати найхарактерніші типи і до них ефективні підходи.
Розглянемо характеристики різних типів «важких» шефів та рекомендації щодо стратегії поведінки їх підлеглих, які підготовлені професором менеджменту Дж. Кеннетом Матейком та директором Інституту менеджменту Р.Дж. Дансінг.
«Задира».Він голосний, грізний, подейкують (часто задира сам розпускає подібні чутки), що він має впливових друзів у високих інстанціях. «Задири» мають сильне бажання контролювати інших, для них життя — це безперервна боротьба за владу.
«Задири» бояться двох речей — власної недосконалості та доступності для персоналу. Спілкуючись із начальником цього типу, дивіться і говоріть відкрито, називайте його на ім'я та по батькові (щоб привернути його увагу), контролюйте своє почуття страху, оскільки страх тільки підбурює («заводить») його, не показуйте жодного хвилювання і дайте «задирі» час вилити свій гнів.
Коли атака «задири» починає втрачати свою силу, настає черга підлеглого взяти ініціативу. Уникайте будь-якого зіткнення, проявляйте дружелюбність, але твердість, зосередьтеся на проблемі та своїх потребах. Якщо ви виявите скоріше пошану, ніж страх, «задира» шукатиме жертву десь в іншому місці.
Повільний шеф.Він зазвичай доброзичливийі доброзичливий, однак має два головні недоліки: відкладає рішення за будь-яку ціну і обходиться твердженнями загального характеру, не бажаючи бути конкретним.
Повільні шефи бояться зробити помилку, що виявляє їхню профнепридатність. Дайте йому зрозуміти, що помилки цілком закономірні, уточніть, що він має на увазі, коли використовує невизначені або двозначні слова, і домовтеся про точні терміни всієї роботи. Використовуйте позитивні прийоми та уникайте агресії — повільний шеф і так недостатньо впевнений у собі. Спробуйте вирішувати проблеми, запропонувавши альтернативні варіанти. Підтримайте керівника після ухвалення ним рішення, пояснивши, як це допоможе вам, і збільште свою відповідальність, запропонувавши виконати деякі завдання.
«Боєць».Це ходяча бомба з годинниковим механізмом. «Боєць» вибухає несподівано: він багато кричить, атакує та виплескує свій сарказм; йому подобається «стріляти» без розбору, швидко та часто. Коли спалах роздратування закінчується, він впадає у свій звичайний стан — похмуре мовчання. Для «бійця» відновлення справедливості (реальної чи уявної) є метою, помста — знаряддям. «Боєць» боїться власного гніву та вияву своїх емоцій. При зверненні до шефа такого типу намагайтеся протистояти йому конструктивно, навіть можете сказати йому, як важко мати справу з ним, що «заводиться з напівобороту». Попросіть особистої зустрічі з ним, не допускаючи її відхилень або зривів, потім продемонструйте серйозні наміри вирішити своє питання, спробуйте використати енергію керівника для вирішення проблеми. Зробіть це викликом для нього, адже йому подобаються виклики.
Він постійно посміхається, приязний, має почуття гумору і говорить людям те, що ті хочуть чути. Це фахівець у сфері застосування хитрощів.«Лестець» боїться прямої розмови та прямої дії, яка іноді викликає вороже ставлення до нього. Він потребує схвалення - так смійтеся, коли він жартує, і захоплюйтеся його здібностями оповідача. З іншого боку, не дозволяйте йому брати він нереалістичні зобов'язання. Наголошуйте на його відповідальності. Дайте йому зрозуміти, що чесність – це найкраща політика.
«Песиміст».Він звинувачує, пхикає, шкодує себе і перебуває в глибокому переконанні, що невдачею завершиться все, що не знаходиться в його власних руках.
«Песиміст» зазвичай старанно приховує власні недоліки, з нею не можна сперечатися — це лише зміцнює його негативні погляди, не можна розділяти його негативні погляди — це живить його песимізм. Вислухайте його, виправте, коли це необхідно, і поставтеся до його турбот конструктивно. Викладіть факти та сценарій найгіршого результату. Якщо потрібно, енергійно візьміться за вирішення проблеми самі.
«Інтроверт».Він зосереджений на своїх переживаннях, потайливий і хоча може багато чого запропонувати, не завжди в змозі висловити свої думки.
Спробуйте домогтися, щоб він говорив якнайбільше; ставте запитання, що не вимагають обов'язкової відповіді, дайте йому можливість або говорити або зберігати мовчання. Поясніть, що ви відчуваєте, і спробуйте досягти його реакції (відповіді).
Некомпетентний шеф.Він багато чого не розуміє, але претендує на те, що знає набагато більше, ніж насправді, може видати ваші ідеї за свої. Він найбільше боїться виявити свої недоліки.
Враховуйте як його некомпетентність, і свої власні ідеї. У розмові з керівником такого типу використовуйте швидше факти, ніж емоції, щоб довести свою думку. Допоможіть йому чи стати компетентним, чи знайтиальтернативну (іншу) кар'єру (дійте обережно у другому випадку). Документально підтверджуйте свій внесок у справи організації.
«Ледар».Його особисті звички (схильності) виявляються як у його роботі, так і в особистому житті. Він не може знайти якісь речі та визначити пріоритети завдань, його одяг постійно зім'ятий, забруднений або порваний. «Ледар» не хоче визнавати, що він повинен нести відповідальність за свої дії. Підтримайте його, коли він випадково виявить акуратність у своїй поведінці, допоможіть йому досягти більшого порядку в його особистому та професійному житті.
«Ненормальний».Він виявляє аномальну поведінку, яка проявляється або в сексуальних заграваннях, або частих прогулах, або в постійній брехні, сподіваючись, що люди «покриватимуть» її. Він занадто стривожений, щоб бути ефективним, і важко зрозуміти, чи це почуття збудження причиною або наслідком його проблем.