Як правильно заповнювати первинні документи - Основні вимоги під час заповнення () Розсилка
Розглянемо докладніше як складається первинний обліковий документ.
Первинний документ заповнюється або уніфікованої формі, або спеціально розробленої підприємством формі.
У документі потрібно заповнювати всі реквізити. Якщо якийсь реквізит не заповнюється, то його місці ставиться прочерк. Перелічені раніше обов'язкові реквізити заповнюються обов'язково.
Запис у документах робиться чорнилом, кульковою ручкою, на друкарській машинці або на принтері. Документи мають бути оформлені акуратно, текст та цифри написані чітко та розбірливо.
У грошових документах суму вказують цифрами та прописом.
Якщо в тексті або цифрах допущена помилка, її можна виправляти. Щоправда, існують такі первинні документи, в яких не допускаються виправлення, наприклад, прибуткові та видаткові касові ордери, а також банківські документи.
Отже, якщо допущену в документі помилку можна виправляти, робиться це так. Необхідно закреслити неправильний текст або цифру так, щоб можна було прочитати закреслене, і написати зверху правильний текст чи суму. Потім правильний текст або суму повторюють на полях документа та засвідчують підписом особи, яка оформляє документ. Пишеться наступний текст:
Написаному у виправлення помилки ______ (новий текст чи сума) вірити
Потім документ ще раз підписують усі особи, які підписали його раніше з неправильним записом.
Особи, які підписали документ після внесення до нього виправлень, ставлять свої підписи та під записом про виправлення.
Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, необхідно обов'язково перевіряти. Насамперед проводять перевірку за формою, в процесі якої встановлюють необхідну кількість заповнених реквізитів,наявність та правильність підписів, чіткість та розбірливість заповнення документа. Потім здійснюють арифметичну перевірку, коли визначають правильність підрахунків у документі. Після цього документи перевіряють сутнісно, встановлюють законність і доцільність господарських операцій.
Перевірені та прийняті бухгалтерією документи піддають далі бухгалтерській обробці.